Ein Förderaufruf wirkt kompliziert, weil er Regeln, Formulare und Fristen mischt. In der Praxis folgt jeder Antrag denselben sieben Schritten. Dieser Ratgeber erklärt sie der Reihe nach, mit der Zeit, die Sie einplanen sollten, und den häufigsten Fehlern.
Er gilt für europäische, nationale und regionale Programme. Die Einzelheiten ändern sich von Programm zu Programm: Massgeblich ist immer der offizielle Text.
1. Prüfen Sie, ob Sie antragsberechtigt sind
Lesen Sie zuerst, wer einen Antrag stellen darf. Der Förderaufruf nennt die zulässige Rechtsform, das Land oder die Region und manchmal die Grösse oder die Branche.
Prüfen Sie auch die Voraussetzungen, die am häufigsten übersehen werden. Viele Programme verlangen, dass Steuern und Sozialabgaben bezahlt sind und ein Sitz im Fördergebiet besteht. Andere schliessen aus, wer in den letzten drei Jahren schon zu viele Beihilfen erhalten hat.
Ist eine Voraussetzung unklar, schreiben Sie dem Fördergeber, bevor Sie mit der Arbeit beginnen. Auf der Seite des Programms finden Sie die zuständige Stelle und, wenn es sie gibt, die kostenlose öffentliche Beratungsstelle.
2. Lesen Sie den offiziellen Förderaufruf vollständig
Unsere Seite hilft bei der Orientierung, den Antrag bereiten Sie aber auf Grundlage des offiziellen Texts vor. Laden Sie den Förderaufruf, die Anlagen, die Leitfäden und die Antworten auf häufige Fragen herunter.
Notieren Sie sofort drei Dinge: die Frist mit der genauen Uhrzeit, die Art des Verfahrens und die Auswahlkriterien. Im Windhundverfahren gewinnt, wer zuerst kommt; im Wettbewerbsverfahren gewinnt das beste Projekt.
Prüfen Sie auch, wie viel die Förderung abdeckt. Oft trägt sie nur einen Teil der Kosten, den Rest, den Eigenanteil, tragen Sie selbst.
3. Registrieren Sie sich früh auf der Plattform
Fast alle Anträge werden online gestellt. Für EU-Programme brauchen Sie ein EU-Login-Konto und die PIC-Nummer der Organisation; für viele nationale Programme eine digitale Identität der gesetzlichen Vertretung.
Die Registrierung kann Tage oder Wochen dauern, vor allem wenn Nachweise oder eine elektronische Signatur nötig sind. Erledigen Sie sie, sobald Sie sich für den Antrag entscheiden, nicht in der letzten Woche.
Prüfen Sie auch, wer unterschreiben muss. Meist ist es die gesetzliche Vertretung; unterschreibt eine andere Person, braucht sie eine Vollmacht nach den Regeln des Förderaufrufs.
4. Planen Sie Projekt und Finanzplan
Beschreiben Sie, was Sie vorhaben, warum es nötig ist und welche Ergebnisse es bringt. Teilen Sie die Arbeit in Arbeitspakete mit realistischen Zeiten und ordnen Sie jedem Paket seine Kosten zu.
Nehmen Sie in den Finanzplan nur die förderfähigen Kosten auf, die der Förderaufruf nennt. Holen Sie Angebote ein und prüfen Sie, ob die Mehrwertsteuer förderfähig ist: Für viele Antragsteller ist sie es nicht.
Achten Sie auf den Projektbeginn. Viele Programme fördern keine Kosten, die vor dem Antrag entstanden sind. Unterschreiben Sie keine Aufträge und beginnen Sie nicht mit dem Vorhaben, bevor Sie diese Regel geprüft haben.
5. Stellen Sie die verlangten Unterlagen zusammen
Listen Sie alles auf, was der Förderaufruf verlangt: Formulare, Erklärungen, Satzung, Jahresabschlüsse, Angebote, Partnerbriefe, Lebensläufe. Prüfen Sie bei jedem Dokument Format, Seitenzahl und Art der Unterschrift.
Erklärungen zu bereits erhaltenen Beihilfen brauchen Zeit. Gilt die De-minimis-Regel, sammeln Sie die Beihilfen der letzten drei Jahre, bevor Sie die Formulare ausfüllen.
Stellen Sie den Antrag mit anderen Organisationen, fordern Sie deren Unterlagen früh an. Ein fehlender Absichtsbrief kann den ganzen Antrag blockieren.
6. Reichen Sie den Antrag ein und bewahren Sie die Bestätigung auf
Reichen Sie mindestens einige Tage vor Fristende ein. Plattformen werden in den letzten Stunden langsam, und ein technischer Fehler entschuldigt eine Verspätung selten.
Laden Sie nach dem Einreichen die Eingangsbestätigung mit Datum und Aktenzeichen herunter. Prüfen Sie, ob alle Anlagen hochgeladen und lesbar sind.
Der Fördergeber kann Rückfragen stellen oder fehlende Unterlagen nachfordern. Antworten Sie innerhalb der genannten Frist, meist wenige Tage, sonst kann der Antrag abgelehnt werden.
7. Nach der Entscheidung: Start, Ausgaben und Nachweis
Wird das Projekt gefördert, erhalten Sie einen Bescheid oder einen Vertrag zur Unterschrift. Lesen Sie die Pflichten: Fristen, Hinweis auf die Förderung, erlaubte Änderungen und Auszahlungsweg.
Die Förderung kommt meist in mehreren Raten: eine Vorauszahlung, mögliche Zwischenzahlungen und der Rest nach dem Verwendungsnachweis. Bewahren Sie Rechnungen, nachvollziehbare Zahlungen und Belege der Aktivitäten vom ersten Tag an auf.
Jede wichtige Änderung beantragen Sie vorher beim Fördergeber. Bewahren Sie die Unterlagen so viele Jahre auf, wie der Förderaufruf verlangt, denn Prüfungen kommen auch nach Projektende.
Wie viel Zeit Sie brauchen
Für ein einfaches Programm, etwa einen Gutschein im Windhundverfahren, reichen oft zwei bis drei Wochen. Für ein nationales oder regionales Wettbewerbsverfahren sollten Sie ein bis zwei Monate einplanen.
Ein EU-Projekt mit Partnern aus mehreren Ländern braucht meist drei bis sechs Monate. Rechnen Sie von der Frist rückwärts: Registrierungen, Partner und Angebote verzögern am meisten.
Die häufigsten Fehler
- Zu spät anfangen: Registrierungen und Unterschriften dauern länger als gedacht.
- Nicht förderfähige oder schon bezahlte Kosten in den Finanzplan aufnehmen.
- Den Eigenanteil vergessen und erst später merken, dass das Geld fehlt.
- Ein altes Formular oder ein anderes Format als verlangt verwenden.
- Auf eine Rückfrage nicht rechtzeitig antworten.
Wer kostenlos hilft
Viele Programme haben öffentliche Beratungsstellen, die kostenlos helfen:
- die Nationalen Kontaktstellen der EU-Programme;
- die Creative Europe Desks für Kultur und Medien;
- die Nationalen Agenturen für Erasmus+;
- die Industrie- und Handelskammern und die Förderberatung der Länder.
Auf der Seite jedes Programms finden Sie die Beratungsstelle für diese Massnahme, wenn es eine gibt.